Referat
Dagsorden
Ulrik byder velkommen og fortæller om aftenens dagsorden.
1. Valg af dirigent og referent
Ulrik valgt som ordstyrer.
Sebbe valgt som referent.
2. Bestyrelsens årsberetning
Ulrik giver gennemgang. Ridser kort op at bestyrelsen ser sit ansvar for at drive fælleshus forsvarligt, praktisk og økonomisk. Budget og økonomi i foreningen er sund som vil blive gennemgået senere på dette møde.
I løbet af året har bestyrelsen lavet flere nyanskaffelser:
Gardiner er sat op.
Sonos Højtalere er sat op. Guider er ved at blive udarbejdet.
Barnestole er indkøbt.
Puslebord er sat op på handicaptoilettet.
Robuste vinglas (rød og hvid) og champagneglas der tåler opvaskemaskinen, i modsætning til de gamle fra ikea.
Hjørner på stolperne er nu beskyttet af metalskinner.
Ekstra stikdåser er sat op af hensyn til højtalere og giver ekstra udtag til diverse andet lejere medbringer.
Kroge er sat op under loftet til pynt for at skåne væggene for tape.
Flere forbedringer af lokalet er ved at blive undersøgt:
Belysning der kan dæmpes.
Industrigryder og ekstra ovn.
Bordebænkesæt.
Ekstra elkeddel.
Derudover vil der komme fokus på hjemmeside for at give bedre information til lejer. Email nyhedsbrev tilmelding er klar, så hop ind på www.fællesudsigten.dk og tilmeld jer.
Det undersøges stadig om der kunne komme online booking.
Mulighed for flere fællesarrangementer, opfordring til at tage initiativ, huske det er gratis når det er åbent for alle!
I løbet af året har der været problemer med rengøring et par gange. Lejeaftaler har nu en paragraf omkring at lejer skal tjekke lokalet for passende rengøring og dokumentere evt. mangler før lokalet tages i brug. Dokumenteres mangler ikke ender problemet med at blive et spørgsmål om påstande.
Ulrik er færdig med gennemgang og spørger om der er nogle spørgsmål fra de fremmødte.
Lars, 74 6th: Kan man tænke at udleje via mødelokale portal i dagstimer?
Ulrik: Det er imod vedtægter, men bliver lagt i ideboksen.
Gæst: Spørgsmål til ide om indkøb af bordebænkesæt. Er det påtænkt at de skal stå udenfor altid? Det er måske ikke en god ide pga. Beboere og støj.
Ulrik: Vi har ikke snakket så meget om det endnu, men det vil vi naturligvis tænke videre over.
Anne: Det kommer på den ordinære generalforsamling til info.
Ulrik: Vi vil ikke foretage os yderligere i bestyrelsen i forhold til bordebænkesæt.
Jane: De indkøb i påtænker til køkkenet, bør I snakke med madklubben, vi har erfaring fra alle vores arrangementer.
Ulrik: Storkøkkenovne er meget dyre, men hvis vi prioriterer det. De koster omkring 20-30.000 kr.
Gæst: Måske man kan få den brugt?
Gæst Det virker ikke til at køkkenet ikke er lavet til 50 pers, men bare en familie på 4.
Ulrik: Vi kigger løbende på forbedringer.
Lars: Viger gratis social arrangementer for betalende arrangementer?
Ulrik: Ja, ved tilbagevendende arrangementer er der aftalt en deadline på 14 dage, hvor bestyrelsen kan aflyste arrangementer til fordel for betalende lejere.
Ulrik: Ikke umiddelbart, der er ingen regler om det. Men det har heller ikke været et problem.
Betalende ligger typisk fredag, lørdag, søndag. Gratis typisk i hverdagene.
Gæst: Er der krav omkring hvordan åbne arrangementer kommunikeres ud?
Ikke umiddelbart, men det kunne være via Facebook, opslag eller på website. Det er noget der vil blive kommunikeret ud til initiativtager ved lokaleleje.
Lars: Email nyhedsbrev virker ikke på min smartphone.
Ulrik: Vi kigger på det.
Jane: Sofabordet er farligt for børnene, skarpe kanter og meget hårdt. Madklubbens børn (og andre) leger hurtigt lidt vildt i sofaen.
Jens: Hvordan ser et børnevenligt sofabord ud?
Jane: Noget med bløde/runde hjørner.
Anne: Måske gentænke sofa hjørnet, sofa er dårlig og giver ikke plads til mange.
Gæst: Vi havde rykket om på det hele, så vigtigt at man kan flytte sofaen nemt.
Nogen synes opstilling er god, andre synes den kunne laves om.
Ulrik: Vi er åbne for forslag, så byd ind på mail: faellesudsigten@gmail.com
Gæst: Forældrene burde styre deres børn så det ikke bliver for vildt.
Gæst: Forslag til indkøb, køb separate induktionsplader til ekstra mad.
Gæst: Kunne man købe Quooker? Snak frem og tilbage, men ikke noget endeligt.
Gæst: Lad os være glade for det vi har i stedet for at snakke om hvad der skal købes nyt og nyt.
Ulrik: Lad os stoppe her, det bliver for meget omkring nyanskaffelser.
3. Regnskab og budget for det kommende år (se bilag)
Jan gennemgår regnskab for 2016.
Giver forklaring omkring justering af regnskabsperioder i forhold til det arvede budget fra Sjælsø/DEAS og det lange regnskabsår.
Opkrævning af medlemskontingent håndteres af DEAS der tager 1300,- for at lave opkrævning pr gang. Derfor opkræver vi kontingent 1 gang om året, i januar.
Stadig ingen info fra KK omkring ejendomsskatte, vi estimerer det til 1500-1600 kr.
Forsikring: Vi har undersøgt forsikring af lokalets indbo/inventar. Egen forsikring vil efter henvendelse ikke lade os tegne en forsikring, da det skal være samme selskab som ejerforeningen. DEAS oplyser at bygningens forsikring ligger hos Codan (?), men Codan mener ikke at have bygningen forsikret efter henvendelse. Det blev meget besværligt at finde frem til og er pt. parkeret. Det skal tilføjes at brandskader, vandskader, mv. På bygningen er dækket af bygningens forsikring, men skader på inventar vil ikke blive dækket.
Ulrik: Jeg tager kontakt til DEAS omkring hovedrengøring, vinduespudser og forsikring.
Budget og regnskab overstiger forventning. Budget var også meget pessimistisk i forhold til virkeligheden. Der er god luft og plads til investering udover driften.
Bestyrelsen har godkendt regnskabet da vedtægter ikke stiller krav om revision af regnskabet. Derfor er regnskabet ikke blevet revideret eksternt.
Foreningens bankkonto har pt. 100.000,- da vi netop har opkrævet kontingent for 2017.
Jan spørger om der er nogle spørgsmål til budget og regnskab.
Gæst: Kunne man sætte lejen ned?
Ulrik: Det er farligt at gøre nu, med kort historik over udgifter og lejeindtægter og fortsat ukendte poster.
Jan: Lokalet står overfor fremtidig vedligehold såsom maling og andet, så vi kan ikke køre helt til sidste øre.
Anne: Kunne man bruge mere på anskaffelser da gardinet har taget 10.000 af de budgetteret 15.000?
Jan: Ja, vi kan stemme om det.
Afstemning om budget hæves til: 25.000,- Ingen stemmer imod og hermed vedtaget.
Gæst 74: Er varmen ikke meget høj?
Jan: Jo det er den. Aconto opkrævning er ikke justeret ned, vi får en stor del tilbage.
Gæst: Kunne man sætte kontingent ned?
Ulrik: Jo, men det dækker alle faste omkostninger. Så det vil være bedre med leje nedsættelse på sigt. Det er godt at få dækket alle faste omkostninger ved lokalet via kontingent sådan at det kun er udskiftning og indkøb af inventar der betales af indtægter fra leje.
Gæst: Ønske omkring nogle visioner og ideer der kan stemmes om til GF.
Ulrik: Vi i bestyrelsen ser lidt anderledens på det, da vi ikke mener at foreningen på den måde skal drives med visioner for øje, men mere pragmatisk drift af lokalet med løbende forbedringer i forhold til lokalets formål, nemlig diverse beboer arrangementer.
Gæst: Bestyrelsen kunne vælges omkring dette.
Gæst: Ved man hvor gæster/lejere kommer fra? Er der nogle fra byhusene?
Ulrik: Nej, vi har ingen data på det.
Gæst: Kunne man overveje leje op/ned i forhold til efterspørgelse, og måske have en forventning om at en lavere leje ville give flere udlejninger?
Ulrik: Ja, men vi venter til 2018. Vi har en del udlejninger så det virker til at ligge på et godt niveau.
Gæst 2: Det er svært at imødekomme forskellige formål. Nogle vil gerne have et fest lokalet og madklubben vil gerne have et godt køkken. Der af kommer at nogle gerne vil have lejen ned. Forskellige holdninger i forhold til brug.
Jens: Vi har haft en lad-os-tage-den-med-ro attitude så foreningen ikke kommer i økonomisk uføre.
Gæst 74: Forslag til investeringer. Kunne man købe nogle affaldsspande med askebære foran lokalet?
Lars: Det bliver der arbejdet på i ejerforening/grundejer.
Anne: Optimering af køkkenet i forhold til egne arrangement feks barnedåb. Køkkenet er ikke godt nok til store arrangementer hvis man vil stå for maden selv.
Grete: Vi har lavet mad selv til et arrangement, men det kræver at man bruger sit eget køkken. Hvilket giver en hel del løben frem og tilbage mellem eget køkken og fælleslokalet.
Gæst: Kunne vi lave en vedligeholdelseskonto så det bliver mere tydeligt i budget at der spares op til fremtidig vedligehold.
Rie: Hvordan får vi samlet alles ønsker. Måske en vision for hvad der skal ske med lokalet.
4. Eventuelle forslag fra bestyrelsen eller medlemmerne
Dette punkt er blevet dækket løbende under andre punkter.
a. Forslag til nyanskaffelser?
b. Borde/bænke sæt (forslag stillet af Cecilie Bahr, 64, 5.sal)
Der bliver ikke gjort mere her fra. Det bliver op til den ejerforeningen.
5. Valg af bestyrelsesmedlemmer
Grundet foreningens princip om videreførelse af viden ved udskiftning af bestyrelsen er halvdelen af bestyrelsen på valg. Dette år er Sebbe og Ulrik på valg og begge medlemmer genopstiller.
Ingen andre opstiller.
Sebbe og Ulrik bliver genvalgt uden indvendinger.
Eventuelt
Løs snak om det nye fælleshus. Igen ved noget, alle taler om det :)